Banyak perusahaan memanfaatkan Microsoft Excel untuk membantu membukukan transaksi perusahaan. Untuk itu kamu harus berlatih dengan belajar Excel dengan tekun. Berikut ini teknik-teknik dasar Excel yang bisa kamu manfaatkan dari Printerius.com untuk membantumu belajar.
Perhitungan dari Matematika Dasar
Excel memang umumnya dan sering kali orang-orang gunakan untuk membantu membukukan transaksi. Ini berarti kamu akan seringkali berurusan dengan rumus matematika dasar. Penjumlahan, penambahan, pembagian dan perkalian adalah perhitungan dasar yang akan sering kamu temui.
Penjumlahan, Pengurangan, Perkalian dan Pembagian
Sebelum melakukan penghitungan ada satu hal yang wajib kamu perhatikan. Hal tersebut adalah kamu harus menuliskan “=”. Ini merupakan sebuah kode bahwa apa yang akan kamu lakukan selanjutnya merupakan sebuah fungsi yang harus aplikasi ini selesaikan.
Apabila data yang kamu perlu hitung tidak terlalu banyak kamu bisa menggunakan cara manual. Namun bila data terasa cukup kompleks maka kamu memerlukan fungsi yang lebih rumit tapi dapat kamu pelajari.
Jadi ketika kamu ingin mengoperasikan rumus matematika dasar pada B3 dan C3 maka yang harus kamu ketikan adalah:
- Penjumlahan: =B3+C3 tekan enter
- Pengurangan: = B3-C3 tekan enter
- Perkalian: =B3*C4 tekan enter
- Pembagian: = B3/C4 tekan enter
Average, Sum, Max dan Min
Teknik lainnya untuk belajar Excel dasar adalah perhitungan matematika dasar. Secara standar matematika dasar selain perkalian, pembagian, pembulatan, penjumlahan dan pengurangan adalah untuk penghitungan jumlah rata-rata, total, data maksimal, dan data minimal. Bila kamu sedang melakukan penghitungan untuk data yang banyak maka akan kesulitan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut.
Rumus berikut ini bisa kamu manfaatkan untuk data yang banyak. Misalnya saja kamu memiliki data dari B4-B10 dari data tersebut kamu harus mencari berapa nilai totalnya, rata-rata, data terbesar dan data terkecil. Kamu cukup menuliskan rumus berikut ini:
Rata-rata: =average(B4:B10) enter
Total: =sum(B4:B10) enter
Data Terbesar: =max(B4:B10) enter
Data terkecil: =min(B4:B10) enter
Selain mengetikan rumus secara manual di atas kamu juga bisa memanfaatkan tools yang telah aplikasi Microsoft Excel sediakan. Tools ini berada pada bagian Home > Autosum. Pada bagian ini kamu bisa memilih fungsi rumus mana yang hendak kamu pergunakan.
Cara Membulatkan Angka di Excel dan Contohnya
Kamu hanya perlu memblok data misalnya dari B4 sampai B10 dan kemudian masuk home > autosum dan hasil akan langsung keluar. Mudah sekali bukan belajar ms excel?
Membuat Tabel pada Data
Walaupun kertas kerja Excel sudah berbentuk tabel namun ketika kamu mencetaknya hal ini tidak akan terlihat. Kamu harus melakukan modifikasi atas data tersebut agar data terlihat lebih rapi. Caranya cukup mudah kamu harus membuat tabel dari data yang hendak kamu kerjakan.
Membuat tabel
Ada dua cara yang bisa kamu lakukan untuk membuat tabel yaitu
- Blok data yang hendak kamu buat tabelnya. Pada pojok kanan bawah akan muncul sebuah kotak pembantu. Kamu bisa langsung klik tombol bantuan tersebut dan pilih tables > table. Pilihan yang Excel sediakan cukup beragam kamu bisa memilih sesuai selera dan kebutuhan.
- Blok data dan kemudian masuk ke menu Home. Pada menu ini di bawah icon Bold ada kotak tables. Kamu hanya perlu mengklik menu yang kamu rasa cocok.
Merge Cell
Terkadang yang merisaukan saat belajar Excel pemula pertama kali adalah teknik merge. Kadang ada data tabel yang membutuhkan satu kolom yang membawahi 3 kolom. Jika ini tidak kamu atur maka datanya akan terlihat tidak rapi.
Kamu hanya perlu memblok cell dan pergi ke menu Home > Merge and Center. Ada beberapa pilihan yaitu merge & center, merge cell, unmerge cells dan merge across.
Membuat Diagram/Grafik
Data yang kamu sajikan dalam Excel tidak hanya bisa kamu presentasikan secara standart saja. Data akan terlihat tidak menarik, biasa saja dan membosankan. Ada beberapa hal yang bisa kamu lakukan dengan data tersebut.
Salah satunya dengan membuatnya presentable dengan bantuan grafik dan diagram. Kamu bisa membuatnya dengan memanfaatkan tools yang sudah tersedia pada aplikasi Microsoft Excel. Ada beberapa langkah yang bisa kamu manfaatkan untuk membuat grafik dan/diagram.
- Memblok data yang hendak kamu presentasikan.
- Masuk ke menu Insert, pada bagian tersebut cari ikon yang menggambarkan charts. Kamu bisa memilih dan menyesuaikan grafik/diagram sesuai kebutuhan dan keinginan kamu
- Klik charts yang paling sesuai kemudian klik OK.
- Diagram bisa kamu sesuaikan ukuran, warna, dan ketebalan sesuai keinginan.
Membuat data lebih presentable cukup menunjukkan bahwa kamu merupakan pegawai yang kompatibel. Selain itu data juga terlihat lebih menarik untuk klien dan atasan pahami.
Format Angka Sesuai Keinginan
Belajar komputer Excel memang harus mengetahui teknik dasar agar transaksi data tidak membingungkan. Anda bisa saja menginginkan data bermata uang namun Excel menganggapnya angka bisa. Untuk itu perlu melakukan format Cell terlebih dahulu agar data yang kamu sajikan benar.
Cara yang paling mudah untuk membuat format cell adalah
- Memblok data yang ingin kamu ubah formatnya
- Masuk ke dalam Home > icon General. Icon ini berada di dekat icon wrap text.
- Ada beberapa pilihan yang bisa kamu manfaatkan pada menu ini. Pilih menu currency untuk menambah kode mata uang pada data kamu.
- Pada menu ini terdapat semua kode mata uang sehingga kamu tidak perlu mengetikkan secara manual.
Mengubah format dari Cell tidak hanya bisa kamu manfaatkan untuk mengubah kode mata uang. Kamu juga bisa memanfaatkannya untuk keperluan accounting, date, time dan lain sebagainya.
Pelajaran Excel Lainnya:
- Contoh Slip Gaji Excel Sederhana
- Cara Mengatasi File Excel Tidak Bisa Dibuka
- Cara Menambah Kolom di Excel
- Cara Freeze Excel 1-2 Kolom dan Baris (Row)
- Cara Menghilangkan Garis di Excel Saat Print
- Cara Print di Excel Agar Tidak Terpotong
- Contoh Format Laporan Keuangan Bulanan Excel
Shortcut
Saat belajar komputer Excel ada beberapa hal lainnya yang bisa kamu manfaatkan untuk mempercepat pengerjaan. Salah satunya adalah dengan memanfaatkan teknik shortcut dengan metode keyboard.
Teknik yang perlu kamu ingat antara lain:
- Ctrl+ N untuk kamu yang menginginkan workbook baru
- Ctrl+S: bisa kamu manfaatkan untuk menyimpan data secara otomatis
- Ctrl+O: untuk membuka file Excel lainnya
- Ctrl+F4 bisa kamu manfaatkan untuk menutup workbook
- F2 untuk mengedit Cell
- Ctrl+C & Ctrl+V: untuk Copy dan paste data cell
- Ctrl+B, Ctrl+I, Ctrl+U untuk Bold, Italic dan Underline
- Tab: untuk berpindah cell
- Alt + H + B bisa kamu gunakan membuat Border tanpa perlu mencarinya di menu atas.
- Ctrl+H berbeda dengan Microsoft Word pada Excel kamu bisa memanfaatkan rumus Ctrl+H untuk melakukan fungsi Find and replace
Selain teknik shortcuts di atas masih banyak lagi teknik shortcut yang bisa kamu pelajari untuk membantu mempercepat pencatatan transaksi. Untuk itu kamu harus lebih tekun dalam belajar Excel agar rumus dan tekniknya tidak hilang tergerus waktu. Semoga artikel ini bermanfaat untuk kamu yang ingin lebih mahir dalam Excel. Selamat belajar.
