Sebagai sebuah syarat administrasi, biasanya data Excel wajib dicetak atau print. Ada beberapa cara print di Excel yang harus dilakukan, terutama kalau ingin hasilnya sangat rapi dan bagus. Karena banyak yang mengeluhkan hasil cetakan yang tidak rapi seperti terlalu kecil dan lain-lain.
Tidak heran jika sampai saat ini masih banyak yang bingung bagaimana cara cetak Excel yang bagus dan rapi. Dengan hasil cetakan yang rapi, maka data akan lebih nyaman dilihat dan tidak mendapatkan komplain.
Cara Print di Excel Agar Rapi
Sebenarnya proses pencetakan dokumen di Microsoft Excel menjadi lembaran tidak semudah seperti pada Microsoft Word dan lain-lain yang tinggal sekali pencet dengan shortcut. Harus ada beberapa penyesuaian dan trik khusus agar hasil pencetakan bisa bagus.
- Pertama siapkan dulu data Excel yang akan dicetak.
- Setelah itu, bisa menekan shortcut “CTRL” + “P” dan akan muncul menu pengaturan cetak Excel.
- Bisa juga dengan menekan tombol “File”, lalu klik pada opsi “Print” dan akan diantar ke pengaturan pencetakan.
- Pada halaman ini lakukan saja beberapa penyesuaian sesuai dengan selera.Bagian “Copies” untuk jumlah salinan, “Print Active Sheet” untuk Sheet yang aktif saja, “Print Entire Workbook” cetak semua Sheet, “Print Selection” sel terpilih saja dan “Print Selected Table” untuk cetak tabel.
- Beberapa penyesuaian lain juga harus dilakukan seperti margin, orientasi halaman, skala pencetakan dan lain-lain.
- Kalau semua sudah diatur sesuai dengan selera, maka bisa mulai mengeklik tombol dengan tulisan “Print”. Setelah itu proses pencetakan Excel akan berjalan dan tunggu sampai selesai.
Memang cara di atas sangat mudah sekali. Sayangnya ada risiko kalau hasil pencetakan dokumennya jelek dan tidak rapi. Banyak yang mengalami masalah ukuran yang kekecilan atau justru terlalu besar dan berdampak ada data yang tidak masuk ke kertas.
Jika mengalami masalah tinta yang kurang jelas, silahkan baca cara mengatasi warna tinta printer tidak sempurna.
Cara Print di Excel Agar Tidak Terpotong
Pada penjelasan sebelumnya sudah ada cara print di Excel. Tapi masih ada masalah yang cukup mengganggu yaitu hasil print yang tidak rapi sama sekali. Untuk bisa mengatasi permasalahan ini, maka harus menerapkan beberapa tips saat mencetak dokumen Excel.
Berikut ini tipsnya:
1. Memilih Ukuran Kertas
Tips pertama agar bisa membuat hasil cetakan Excel yang bagus adalah memilih ukuran kertas yang sesuai dengan jenis kertas yang akan digunakan.
Lakukan penyesuaian ukuran ini pada bagian “Page Layout”, lalu menuju ke “Group Page Setup” dan “Size”.Jangan lupa juga melakukan penyesuaian pengaturan di printernya.
2. Margin Excel
Bagian pengaturan halaman yang jarang diperhatikan padahal sangat vital adalah margin. Bahkan tidak hanya di Excel saja, dokumen lain yang dicetak tanpa pengaturan margin hasilnya biasanya akan mengecewakan dan tidak rapi.
Untuk margin bisa juga menyesuaikan dengan ukuran kertas yang akan digunakan. Misalnya ketika mencetak pada kertas F4 tentu tidak bisa menggunakan margin kertas A4. Pengaturannya bisa menuju ke “Margin” kemudian “Tab Layout”.
3. Cek Sebelum Di Cetak Lewat Page Layout Review
Untuk bisa memaksimalkan hasil pencetakan dokumen Excel, maka harus melakukan pengecekan lewat Page Layout Review. Ini menjadi tahapan yang penting setelah melakukan penyesuaian pada ukuran kertas dan juga margin halaman.
Caranya bisa menuju ke tab “View”, berikutnya klik tulisan “Page Layout” yang ada di kelompok “Workbook Views”. Tampilan pada Page Layout Review ini adalah gambaran bagaimana model dokumen Excel tersebut ketika sudah dicetak.
Karena biasanya jika hanya mengacu pada tampilan versi normal, maka hasil cetakannya akan mengecewakan. Untuk gambaran hasil asli jika dicetak ada pada Page Layout Review ini.
Sehingga bisa membuat hasil yang rapi dan bagus tanpa kesalahan.
4. Ubah Orientasi Halaman
Ketika pencetakan dokumen Excel tidak rapi seperti terpotong, jalan keluar yang bisa diambil adalah melakukan perubahan pada orientasi halaman cetak. Biasanya ini diubah menjadi versi mendasar.
Karena setelan bawaan Excel adalah portrait atau berdiri. Lakukan saja penyesuaian orientasi halamannya dengan didasarkan model data yang ada di dalam Excel. Kalau ada banyak kolom, bisa memilih horizontal atau mendatar.
Untuk mengubah orientasi halaman ini bisa klik “Page Layout” lalu carilah “Page Setup” dan klik “Orientation”.
5. Atur Print Area
Ketika tidak melakukan perubahan apa pun, sistem akan mencetak semua sel yang ada di dalam Excel tanpa terkecuali. Hasil print di Excel bisa jadi jauh lebih rapi kalau mau melakukan pengaturan area cetak ketika ingin mencetak beberapa bagian saja.
Sehingga nantinya tidak semua sel yang dicetak ke dalam lembaran kertas. Pengaturan print area ini bisa dilakukan pada menu “Page Layout”, setelah itu “Group Page Setup”, klik “Print Area” dan pilih pada tulisan “Set Print Area”.
6. Atur Page Break
Page Break juga jadi salah satu penyebab dokumen Excel yang dicetak jadi berantakan. Terutama ketika dokumen itu sangat panjang sampai beberapa baris data. Sehingga akan terpecah ke beberapa halaman lainnya.
Untuk memudahkan penyelesaian masalah ini, bisa dengan mengaktifkan Page Break Preview di menu “View” dan ke “Workbook Views”.
Setelah itu bisa dilihat sampai sel mana dokumen dicetak pada kertas pertama, dan mulai sel mana pencetakan pada lembaran kertas kedua. Garis pembatasan antara lembaran pertama dan kedua ada sebuah garis putus-putus.
Untuk bisa mengaturnya agar rapi dan tidak terpotong secara tanggung, geser saja bagian pencetakannya. Klik pada garis putus-putus page break, dan geser ke atas untuk bisa membagi data dalam dua kertas secara seimbang.
Jika tidak mengaturnya, maka bisa saja di kertas kedua, hanya ada beberapa sel data saja yang masuk ke pencetakan. Sehingga tampilan jadi kurang rapi.
7. Atur Skala Pencetakan
Tips terakhir untuk mencetak Excel yang rapi adalah dengan mengatur skala pencetakan. Pengaturan ini akan memungkinkan memilih beberapa halaman dicetak dalam posisi mendatar dan yang lainya berdiri.
Caranya bisa masuk ke “Layout” dan ke “Scale to Fit”. Lakukan saja perubahan pada bagian Height dan Width. Ini adalah pengaturan berapa banyak halaman yang dicetak secara mendatar dan menurun.
Selanjutnya, silahkan baca cara mengatasi printer ready tidak bisa print jika Anda mengalami masalah dalam melakukan printer.
Cara print di Excel memang sebenarnya sangat mudah. Tapi harus melakukan beberapa penyesuaian atau pengaturan agar hasilnya maksimal. Sehingga dokumen yang dicetak bisa terlihat profesional dan nyaman dilihat.
