Printerius.com – Kenapa kita harus belajar word? Keterampilan ini merupakan satu paket keterampilan pertama dan mendasar yang tak terpisahkan saat kita belajar tentang komputer. Kita dapat mengatakan bahwa aplikasi ini seperti pengganti mesik ketik zaman dahulu. Tujuan utamanya adalah mempermudah pengguna membuat bermacam dokumen untuk berbagai kebutuhan.
Apa itu Microsoft Word?
Sebelum mulai belajar Microsoft Word (MS Word), ada baiknya kita mengetahui lebih dalam mengenai pengertian dan juga fungsinya.
Microsoft Office Word adalah sebuah aplikasi atau program yang dikembangkan oleh Microsoft, perangkat lunak (software) berupa pengolah kata dengan tiga fungsi utama – membuat, mengedit, dan mencetak dokumen atau tulisan, baik dalam bentuk file atau arsip (softcopy) atau pun hasil print (hardcopy).
Beberapa jenis dokumen yang dapat kita buat menggunakan MS Word adalah laporan (paper), proposal, surat, sertifikat, katalog, brosur, poster, berita, kartu ucapan, nota kartu nama, dan masih banyak lagi.
Teknik-Teknik Dasar Belajar Microsoft Word
Berikut ini beberapa teknik mendasar belajar word.
Membuka dan membuat dokumen baru MS Word
Cara pertama – Start Menu Windows:
- Klik tombol Start (pojok kiri bawah tampilan desktop)
- Scroll (gulir) ke bawah untuk mencari aplikasi MS Word (2019) atau menu Microsoft Office
- Klik aplikasi MS Word
- Tunggu hingga program aplikasi akan ditampilkan
Cara kedua – ikon shortcut di desktop:
Shortcut berarti jalan pintas.
- Buka desktop komputer atau laptop
- Cari ikon MS Word (bergambar huruf W dan berwarna khas biru)
- Klik 2x dengan cepat ikon tersebut untuk membuka MS word
- Atau, klik kanan pada ikon tersebut lalu klik Open.
Membuat dokumen baru
Buka MS Word seperti di atas, klik New atau Blank Document.
Mengubah ukuran margin
- Ukuran margin merupakan ukuran tepi – batas atas, bawah, kanan, dan kiri – lembar kerja MS Word.
- Klik Layout > Margins > pilih ukuran yang diinginkan atau Custom Margins.
Mengatur ukuran dan orientasi kertas
- Klik Layout > Size kemudian piluh ukuran kertas yang diinginkan.
- Klik Layout > Orientation pilih portrait (berdiri atau memanjang ke atas bawah) atau landscape (memanjang ke samping)
Mengatur jenis dan ukuran font
Ada banyak font (jenis huruf) yang bisa dipilih untuk membuat dokumen di MS Word. Caranya, klik Home lalu Jenis Font, dimana setiap font memiliki preview untuk membedakannya satu sama lain.
Untuk teks yang sudah ditulis, blok teks tersebut lalu pilih jenis Font yang diinginkan.
Untuk mengubah ukuran, di samping jenis font, biasanya terdapat ukuran yang dapat dipilih. Atau cara cepat dan mudah menambah (increase Font Size) atau mengurangi (decrease Font Size) ukuran font menggunakan keyboard adalah CTRL + ] atau CTRL +[.
Mengubah spasi atau jarak antar baris
Supaya teks atau dokumen terlihat lebih rapi sehingga nyaman untuk dibaca, atur spasi atau jarak antar baris.
Caranya, klik Home dan piluh Line and Paragraph Spacing, pilih spasi yang tersedia (1 – 3) sesuai yang diinginkan.
Atau, klik Line Spacing Options untuk memasukkan angka yang diinginkan.
Menyimpan arsip (file) dokumen
Jangan lupa menyimpan teks atau dokumen yang sudah kita ketik dengan susah payah. Caranya mudah seperti berikut.
- Klik menu File lalu pilih Save as
- Klik tombol Browse untuk memuat kotak dialog box tempat yang kita tuju untuk menyimpan dokumen
- Pilih folder untuk menyimpan file, baik di komputer atau laptop atau USB (flashdisk)
- Pada kotak File Name, isi nama file sesuai yang diinginkan.
- Pada bagian Save as Type, pilih Word Document (*docx).
- Lalu, klik Save untuk menyimpan.
Ada pula cara cepat menyimpan dokumen saat kita sedang atau sudah selesai membuat teks atau dokumen tersebut – yaitu menggunakan ikon gambar disket atau kombinasi tombol keyboard CTLR + S.
Baca Juga: Cara Mengubah File PDF ke Word
Teknik-Teknik Lanjutan Belajar MS Word
Setelah mengetahui dasar-dasar penggunaan MS Word, berikut beberapa teknik lebih lanjut yang sering pula dipakai.
Membuat garis
Ingin membuat garis – seperti di bawah kop surat atau untuk tujuan lainnya – caranya mudah.
- Buka aplikasi MS Word
- Klik menu Insert
- Klik menu Shapes
- Pilih bentuk garis yang diinginkan pada Lines
- Klik kiri, tahan pada posisi yang akan diberi garus kemudian geser ke arah yang yang diinginkan untuk membuat sebuah garis,
- lepas ketika telah selesai
- Klik tanda panah bawah pada Shape Styles lalu pilih garis yang diinginkan (putus-putus, ganda, dll)
Membuat kop surat
Kita dapat membuat kop surat dengan menggunakan header sehingga kita tidak diharuskan mengulanginya di setiap halaman. Berikut caranya:
- Buka dokumen baru di MS Word
- Klik menu Insert > Header > Blank Header
- Header aktif ketika muncul garis putus-putus di bagian atas dokumen
- Masukkan informasi kop surat termasuk gambar atau logo dan elemen lainnya
- Tambahkan garis pembatas kop surat dengan melakukan teknik membuat garis yang sudah dibahas di atas
- Klik Format > Shape Outline > Weight untuk mengatur ketebalan garis tersebut sesuai keinginan
Membuat daftar isi
Bagaimana cara membuat daftar isi secara otomatis? Berikut langkah-langkah mudah melakukannya.
1. Membuat Heading untuk setiap judul dan sub judul
- Sorot judul yang akan dimasukkan ke dalam daftar isi, klik menu References, klik Add Text, kemudian pilih Level 1. Ulangi untuk semua judul.
- Sorot sub judul, klik menu References, klik Add Text, pilih Level 2. Ulangi untuk semua sub judul.
- Sorot sub dari sub judul, klik References, Add Text, Level 3. Dan begitu seterusnya untuk sub-sub judul lainnya.
2. Menampilkan daftar isi di halaman
- Buat halaman baru khusus untuk daftar isi
- Letakkan kursor di halaman tersebut
- Klik References, Table of Contents, pilih Automatic Table 1
- Menghapus kata “Contents”, merapikan, dan memasukkan judul daftar isi ke level 1
3. Membuat nomor pada halaman dokumen
Jika belum membuat nomor halaman, klik menu Insert, Page Number, Bottom of Page, dan Plain Number 3.
4. Memperbarui daftar isi
Klik pada halaman daftar isi, klik References, Update Table, Update entire table, lalu OK.
Membuat grafik
Ya, selain di Microsoft Excel, kita juga dapat membuat tabel atau grafik di Microsoft Word. Bagaimana caranya? Yuk, kita simak langkah-langkah berikut ini.
- Buka MS Word
- Buka (persiapkan) dokumen (biasanya berupa table) data yang ingin diubah ke dalam bentuk grafik.
- Klik menu Insert lalu klik ikon gambar Chart
- Pilih format grafik yang diinginkan – missal column (grafik batang), line (grafik garis), pie, dll. – lalu pilih OK.
- Setelah format grafik dipilih akan muncul spreadsheet (Excel) berukuran kecil.
- Isi data tabel pada kotak yang berjudul Chart in Microsoft Word.
- Klik tanda X pada kotak Chart in Microsoft Word tersebut jika semua kolom sudah terisi.
- Mengatur tampilan grafik – klik grafik dan temukan pengaturan yang diinginkan seperti Layout (ikon tapal kuda), Chart (ikon (+), Style (ikon kuas), dan juga Values (ikon berbentuk seperti corong).
Tidak terlalu sulit, bukan? Seperti keterampilan lainnya, kunci sukses belajar word adalah banyak berlatih dan terus berlatih.
